Dưới đây là tất cả mọi thứ bạn cần biết về Venmo 1099, quy định thuế và cách sử dụng cho chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc một nhà thầu độc lập.
Sử dụng Venmo rất dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện trong việc sử lý chuyển tiền so với việc chuyển khoản ngân hàng truyền thống.
Mọi thứ có thể được thực hiện trực tiếp từ điện thoại của bạn và việc chuyển tiền được tiến hành ngay lập tức.
Nhưng có một vài điều bạn cần lưu ý trước khi sử dụng Venmo cho doanh nghiệp của mình.
Vấn đề đó là nhiều lao động tự do, doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ bắt đầu sử dụng Venmo cho doanh nghiệp và chịu các chi phí tốn kém chỉ vì không được cảnh báo trước.
Như phải trả một khoản phí trễ cho IRS, hay phải dành nhiều thời gian sắp xếp lại các khoản giao dịch, bị khóa tài khoản hoặc phải trả quá nhiều thuế.
Đừng lo lắng! Chúng tôi đã cập nhật tất cả mọi thứ, từ thiết lập tài khoản của bạn, xử lý giao dịch cho đến biểu mẫu thuế nào sẽ phát sinh... nên bạn có thể bắt đầu sử dụng Venmo cho doanh nghiệp của mình ngay hôm nay!
Những điểm cần lưu ý:
- Sử dụng tài khoản kinh doanh Venmo riêng cho doanh nghiệp của bạn
- Venmo không phải là một thực thể Thanh toán, vì vậy bạn phải lưu giữ hồ sơ chi tiết về các giao dịch của mình
- Venmo chỉ gửi 1099 biểu mẫu cho các doanh nhân, vì vậy bạn sẽ cần phải tự nộp biểu mẫu 1099 cho các nhà thầu và nhà cung cấp
- Keeper Tax sẽ giúp việc ghi sổ sách của bạn dễ dàng hơn bằng cách theo dõi thẻ tín dụng và tổ chức tài chính của bạn.
- Đối với các thương nhân thương mại điện tử, PayPal và Stripe có thể là một lựa chọn thay thế tốt hơn.
Hãy bắt đầu tìm hiểu Venmo chính xác là gì? Nhìn qua thì có vẻ giống như bất kỳ bộ xử lý thanh toán khác, nhưng trên thực tế, nó phức tạp hơn.
Venmo là gì?
Venmo là một bộ xử lý thanh toán được thực hiện bởi PayPal, cho các giao dịch tài chính cá nhân.
Ví dụ, khi bạn đi ăn nhà hàng với bạn bè hoặc gia đình và muốn chia hóa đơn. Những loại giao dịch cá nhân này không cần phải báo cáo trên tờ khai thuế và nó hoàn hảo với Venmo.
Do dễ sử dụng và phổ biến, Venmo đã đạt được sức hút lớn trong vài năm qua. Venmo thu hút sự chú ý của các doanh nghiệp muốn dùng Venmo như một phương thức thanh toán.
Từ năm 2016, Venmo bắt đầu cung cấp tài khoản kinh doanh cho các doanh nghiệp và các nhà thầu độc lập.
Đây là điểm quan trọng đầu tiên: Mặc dù Venmo thuộc sở hữu của PayPal, một phương tiện thanh toán, Venmo không phải là chính nó. Điều này có nghĩa là hai điều:
- Bạn phải tự lưu giữ hồ sơ tài chính của tất cả các giao dịch.
- Bạn có trách nhiệm nộp mẫu đơn 1099 cho các nhà cung cấp và nhà thầu của mình.
Ngay khi bắt đầu sử dụng Venmo cho doanh nghiệp, tài khoản sẽ được theo dõi tỉ mỉ và tất cả các hoạt động sẽ được báo cáo cho IRS.
Do đó, bạn nên tạo một tài khoản kinh doanh Venmo riêng biệt để tránh việc lẫn lộn giữa các giao dịch kinh doanh với giao dịch của cá nhân.
Lí do bạn nên tách biệt giữa tài khoản cá nhân với tài khoản dùng cho doanh nghiệp:
- Nếu sử dụng tài khoản cá nhân cho các giao dịch tài chính kinh doanh, bạn đang vi phạm các điều khoản và điều kiện của Venmo và có nguy cơ bị gắn cờ hoặc tạm đóng tài khoản. Paypal hỗ trợ người dùng chưa thật chu đáo, vì vậy việc thực thi các điều khoản là điều tối quan trọng.
- Có một tài khoản riêng cho các hoạt động kinh doanh giúp bạn tách biệt tài chính cá nhân của mình với kinh doanh. Nếu không, bạn sẽ phải trả thuế thu nhập cho tất cả các khoản thanh toán của mình.
IRS coi việc chuyển giao Venmo là không có căn cứ. Nên bạn phải có các chứng từ liên quan như biên lai, bảng báo cáo chi phí và hóa đơn để giải trình các giao dịch vì lịch sử giao dịch trên Venmo không cung cấp đủ tài liệu.
Với IRS, Venmo chỉ tương tự như một cách thanh toán bằng tiền mặt.
Theo như cách truyền thống, bạn phải ghi sổ kế toán, lưu biên nhận, hóa đơn và nhập chúng vào 1099 trang tính excel một cách thủ công. Ngày nay với các công cụ trực tuyến như Keeper Tax, chúng giúp bạn thực hiện tất cả việc ghi sổ kế toán, lưu chứng từ, giúp bạn tính thuế cũng như theo dõi tài khoản doanh nghiệp của mình.
Venmo cho thương gia và biểu mẫu 1099-K
Biểu mẫu 1099-K là bên thanh toán thứ ba, chẳng hạn như IRS dùng Venmo để cung cấp thông tin về các giao dịch.
Người kinh doanh dùng Venmo có thể nhận được Biểu mẫu 1099-K từ PayPal trước ngày 31 tháng 1. Theo luật thuế của Hoa Kỳ, Paypal sẽ gửi cho bạn Biểu mẫu 1099-K, khi tài khoản doanh nghiệp của bạn đáp ứng đủ các tiêu chí.
Bạn sẽ nhận được Biểu mẫu nếu bạn có hơn 200 giao dịch và 20.000 đô la tổng thanh toán trong năm tính thuế trước. Bao gồm tất cả các khoản thanh toán được thực hiện thông qua Venmo, có thể là tiền hoàn lại, khoản bồi hoàn, thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu, cũng như các khoản thanh toán đến từ hàng hóa và dịch vụ của bạn. Tất cả giao dịch đó đều bị tính thuế và nếu bạn muốn khấu trừ chi phí, bạn cần có chứng từ để chứng minh. Đó là lý do vì sao việc lưu trữ tất cả thông tin giao dịch, hồ sơ và chứng từ một cách có tổ chức là rất quan trọng.
Điều gì xảy ra nếu bạn không nhận được 1099-K từ Venmo
Nếu bạn không đáp ứng các tiêu chí trên, bạn sẽ không nhận được Biểu mẫu 1099-K và bạn sẽ phải tự tìm chứng từ về doanh thu của mình.
Để thực hiện việc này, hãy truy cập tài khoản Venmo thông qua trình duyệt web và vào phần “Bảng sao kê”. Lưu ý, bạn không thể truy cập lịch sử giao dịch thông qua trình duyệt trên điện thoại di động.
Khi bạn biết tổng doanh thu của mình, bạn có thể điền vào Bảng C để trừ chi phí và tính thuế trên Bảng SE. Nếu bạn chưa biết cách tính thuế, hãy thử công cụ tính thuế thu nhập trực tuyến miễn phí của chúng tôi.
Nhận thanh toán với Venmo
Các khoản thanh toán từ khách hàng bạn nhận được thông qua Venmo được coi là thu nhập chịu thuế. Cũng như việc thanh toán bằng tiền mặt, bạn phải ghi lại và lưu chứng từ về các giao dịch đó. Nếu không, bạn sẽ phải đóng các khoản phí và gặp các vấn đề với IRS.
Thu nhập của bạn được ghi lại và được báo cáo trên các biểu mẫu IRS thích hợp và được nộp cùng với các bản kê khai thuế khác. Thời hạn nộp khoản thuế 1099 và các biểu mẫu thuế khác vào trước ngày 15 tháng 4.
Bạn có thể tìm thấy tất cả biểu mẫu thuế và các cập nhật quan trọng trên trang web chính thức của IRS: www.irs.gov
Các nhà bán lẻ cho phép khách hàng thanh toán bằng Venmo, cũng phải lưu chứng từ giao dịch và duy trì hồ sơ của khách trong ít nhất ba năm, có thể lưu trên máy hoặc trên giấy tờ.
Thanh toán chi phí kinh doanh với Venmo
Bạn có thể sử dụng Venmo để thanh toán nhiều loại chi phí kinh doanh. Tùy thuộc vào đối tượng được thanh toán và với nội dung gì, có một vài quy tắc mà IRS mong bạn tuân theo.
Nếu bạn thanh toán cho ai đó hơn 600 đô la mỗi năm, bạn phải gửi cho họ và cả IRS biểu mẫu 1099-NEC hoặc 1099-MISC
Thanh toán cho nhà cung cấp của bạn
Bạn có thể thanh toán cho nhà cung cấp bằng tài khoản doanh nghiệp Venmo của bạn. Trong trường hợp này, bạn phải giữ biên lai hoặc hóa đơn mua hàng và phân bổ chi phí đó cho phù hợp. Bạn phải gửi biểu mẫu 1099-MISC cho nhà cung cấp của mình nếu bạn đã thanh toán cho họ hơn 600 đô la trong năm qua, cho dù bạn dùng tài khoản thanh toán nào.
Thanh toán cho các nhà thầu độc lập
Khi bạn đang thuê các nhà thầu độc lập, bạn có thể trả thù lao thông qua Venmo. Nhưng Venmo không phải là một thực thể thanh toán nên bạn có trách nhiệm gửi cho họ Biểu mẫu 1099, vì Venmo sẽ không làm điều này.
Nếu bạn đã trả cho một nhà thầu hơn 600 đô la vào năm vừa qua, bạn phải tự mình gửi biểu mẫu 1099-NEC, bất kể bạn đã sử dụng nền tảng nào để thanh toán cho họ.
Hoàn trả với Venmo
Khi có yêu cầu hoàn trả, bạn có thể sử dụng tài khoản doanh nghiệp Venmo của mình để nhanh chóng chuyển tiền cho họ. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu một nhân viên ghé qua một cửa hàng để mua một số đồ dùng văn phòng và có thể chuyển tiền cho nhân viên đó.
Mỗi khoản chi phí cần phải được lưu trữ kèm với biên lai. Nếu không, bạn sẽ không được phép khấu trừ. Bạn có thể tạo báo cáo chi phí theo cách thủ công hoặc sử dụng công cụ hỗ trợ tự động như Keeper Tax.
Lời kết
Venmo rất phù hợp cho các cá nhân thực hiện các giao dịch thanh toán. Nhưng nếu dùng cho doanh nghiệp, bạn cần lưu ý tuân theo một số điều khoản và tự duy trì hồ sơ giao dịch một cách chi tiết. Các dịch vụ thanh toán như PayPal và Stripe phù hợp hơn với các doanh nghiệp và những người tự kinh doanh. Dù chúng sẽ không gửi biểu mẫu 1099 cho bạn, nhưng chúng phù hợp cho việc kế toán.
Các nền tảng thương mại điện tử và thanh toán điện tử vẫn đang trên đà phát triển, nhưng luật thuế của Hoa Kỳ thì vẫn không có gì thay đổi. Để thực hiện nghĩa vụ đóng thuế dễ dàng hơn, chúng tôi đề xuất Thuế người giữ. Bằng cách theo dõi các tài khoản doanh nghiệp của bạn trong thời gian thực, Keeper Tax duy trì sổ sách có thể lưu tất cả các khoản mà bạn lỡ xóa bỏ. Vì vậy, khi sắp đến hạn đóng thuế, tất cả các giao dịch tài chính, chi tiêu của bạn đã được kiểm soát.